El Poder Judicial de San Luis implementará desde este 1° de septiembre una serie de cambios en el registro de asistencia, el control de la presencialidad y la gestión de las licencias de magistrados, funcionarios y empleados.

Las modificaciones fueron aprobadas por el Superior Tribunal de Justicia (STJ) mediante el Acuerdo N° 170, del 27 de agosto, y tienen dos ejes centrales: la incorporación de un sistema informático para registrar y administrar asistencias y licencias, y la adecuación del régimen de vacaciones a la reducción de la feria judicial establecida por ley.

El nuevo esquema apunta a que ingresos, egresos, ausencias, permisos y licencias dejen un registro verificable y permitan contar con información diaria sobre la presencialidad y la dotación de cada organismo.

| Un mismo estándar de control para toda la estructura

Uno de los principales cambios será la nueva modalidad de registro de asistencia. Los empleados de las tres Circunscripciones Judiciales deberán fichar su ingreso y egreso mediante relojes biométricos instalados en las sedes donde prestan servicios.

Para magistrados y funcionarios el mecanismo será diferente. Jueces, fiscales, defensores y demás deberán registrar su ingreso y egreso mediante una aplicación habilitada para dispositivos móviles. El ingreso tendrá que quedar asentado dentro de la media hora del horario establecido para el comienzo de la jornada.

Hasta ahora, el control efectivo de asistencia recaía, en los hechos, principalmente sobre empleados y determinados funcionarios. Con el nuevo sistema, el Poder Judicial aplica el mismo estándar de registración a toda su estructura, desde el empleado administrativo hasta el magistrado.

La presencialidad deja así de depender de una declaración o registro interno de cada dependencia y pasa a constituir un dato verificable dentro de un sistema centralizado.

| Un parte diario automático permitirá conocer asistencias y ausencias

El cambio no se limita a la forma de fichar. Cada día se confeccionará automáticamente un parte de asistencias y tardanzas a partir de la información registrada durante la jornada anterior.

El sistema cruzará las fichadas de los relojes biométricos y de la aplicación con las licencias, permisos de salida, ausencias y otras situaciones previamente informadas. Cuando detecte una anomalía que no haya sido comunicada, Recursos Humanos la informará a la persona involucrada y al responsable de la dependencia para que pueda ser controlada, justificada o regularizada.

De esta manera, quedan atrás las planillas manuales de novedades que las oficinas remitían por correo y el Poder Judicial pasa a contar con información sistematizada sobre asistencia y ausentismo.

Los datos diarios también permitirán planificar las dotaciones de las dependencias y anticipar problemas de cobertura antes de que repercutan en la atención. A la vez, la institución contará con estadísticas propias y verificables sobre la presencialidad de su personal.

| Las salidas durante la jornada

Otra modificación alcanza a las salidas durante el horario laboral de empleados y funcionarios pertenecientes a los escalafones administrativo y profesional.

Antes de retirarse deberán comunicarlo mediante la aplicación, contar con autorización del superior jerárquico o responsable funcional e informar, con carácter de declaración jurada, el motivo y los horarios estimados de salida y regreso.

Además, deberán fichar efectivamente ambos movimientos. Para determinar el tiempo de permanencia prevalecerá el horario efectivamente registrado y no el estimado al momento de solicitar el permiso.

El permiso deja así de ser un acuerdo asentado en un libro y pasa a quedar documentado, sistematizado y disponible para su control. El mecanismo también le da previsibilidad al responsable de cada oficina, que podrá conocer con qué personal cuenta en cada momento de la jornada, y deja un respaldo para el agente que cumplió con la salida autorizada y el horario establecido.

| Las licencias se gestionarán íntegramente por sistema

El nuevo esquema también modifica la manera de tramitar las licencias. Su comunicación, solicitud, validación, justificación y registración se canalizarán mediante la aplicación informática.

Esto reemplaza los correos electrónicos a Recursos Humanos, planillas y formularios externos. Cada solicitud quedará asociada a una fecha, un responsable y las distintas intervenciones realizadas durante su tramitación.

El agente podrá cargar el pedido, seguir su estado y recibir la respuesta mediante el sistema, sin necesidad de realizar traslados para completar el trámite. A su vez, la trazabilidad permitirá conocer quién intervino en cada instancia y qué decisión se adoptó, lo que brinda respaldo tanto a quien solicita una licencia como a quien debe validarla o resolverla.

Los plazos variarán según el motivo. Algunas ausencias deberán comunicarse el mismo día, mientras que otras licencias tendrán que solicitarse con dos, tres, cinco o 10 días hábiles de anticipación, según corresponda.

| Ninguna oficina podrá quedar sin la dotación mínima

Recursos Humanos tendrá además la facultad expresa de rechazar el uso de determinadas licencias cuando la superposición de ausencias comprometa la cantidad mínima de personal necesaria para mantener en funcionamiento un organismo o fuero.

La decisión podrá adoptarse incluso cuando la licencia cuente con la validación del superior o se trate de magistrados u otras autoridades que no estén subordinadas a un superior jerárquico. Quedan exceptuadas las licencias contempladas por el régimen como situaciones de comunicación inmediata.

La regla busca garantizar la continuidad de la atención: la autorización individual de una ausencia no podrá traducirse en una dependencia sin la cantidad indispensable de personas para prestar el servicio.

| La feria será más corta y las vacaciones se reorganizan

El segundo gran eje de la reforma responde a un cambio que comenzará a tener efectos a fines de este año. La Ley N° IV-1174-2025 redujo el receso judicial a las dos primeras semanas de enero y a una semana a mediados del año judicial, con vigencia desde el 31 de diciembre de 2026.

La cantidad de días de vacaciones que corresponde a magistrados, funcionarios y empleados según su antigüedad no se reduce. Lo que cambia es cuándo podrán utilizarlos.

Como en muchos casos la totalidad de los días ya no entrará dentro de las ferias, el remanente quedará como licencia ordinaria por vacaciones pendiente y deberá utilizarse durante períodos hábiles, mediante una planificación previa que garantice la continuidad del servicio.

En la práctica, enero deja de ser un mes cerrado y habrá más días de actividad judicial. Al mismo tiempo, el personal conservará la cantidad de vacaciones que le corresponde, pero deberá distribuirlas de manera planificada durante el año.

Para organizarlo, en la primera quincena de abril y octubre, según se trate del receso de mitad de año o de enero, los magistrados y funcionarios titulares de organismos del mismo fuero y grado deberán coordinar cuándo estarán de vacaciones y cuándo prestarán servicio durante la feria. El resto del personal realizará esa planificación a través del responsable funcional de cada organismo.

| Las vacaciones pendientes tendrán fecha de vencimiento

Los días que no hayan podido utilizarse durante los recesos deberán tomarse como máximo hasta el 31 de marzo del año siguiente. Si transcurre ese plazo sin que sean usufructuados, caducarán de pleno derecho y no podrán prorrogarse.

También habrá reglas para su fraccionamiento. Cuando queden menos de ocho días deberán utilizarse de corrido. Si el saldo es de ocho días o más, podrá dividirse en períodos no inferiores a siete días corridos. Si después de esos períodos queda un remanente menor, podrá utilizarse como una última fracción.

Con este mecanismo, las licencias ordinarias pendientes tendrán un límite temporal y dejarán de acumularse y arrastrarse indefinidamente de un año a otro.

| El aviso por enfermedad también pasa a la aplicación

Las inasistencias por razones de salud deberán comunicarse mediante la aplicación hasta las 8:30 del primer día de ausencia.

El agente tendrá hasta 48 horas hábiles para concurrir al control médico con el certificado correspondiente y deberá incorporar en el sistema tanto ese documento como el reporte del médico auditor. Cuando se encuentre fuera de la provincia, deberá cargar el certificado dentro de las 48 horas desde el comienzo de la inasistencia.

El régimen también establece que las inasistencias por cirugías estéticas solo serán justificadas cuando se acredite que la intervención tuvo carácter reconstructivo, mediante el certificado correspondiente o los estudios que solicite el médico auditor.

Así, quien se encuentre enfermo podrá iniciar el trámite directamente desde donde esté, sin depender de la cadena interna de comunicación de su oficina, mientras que Recursos Humanos podrá activar con mayor rapidez el circuito de control y justificación.

| Menos licencias necesitarán una resolución del STJ

También se simplifica el trámite para determinadas licencias que ya no requerirán un acto administrativo de concesión del Superior Tribunal.

Entre ellas están las destinadas a la asistencia a cursos, congresos, conferencias y simposios, las deportivas y las licencias sin goce de haberes. Pasarán a gestionarse mediante una solicitud anticipada, validación funcional y toma de razón de Recursos Humanos.

La intervención de la presidencia quedará reservada, entre otros casos, para las licencias artísticas y por cargos sin estabilidad o de mayor jerarquía. El Superior Tribunal resolverá las vinculadas a investigaciones y las extraordinarias.

De esta forma, los trámites de rutina podrán resolverse en el nivel correspondiente, mientras que el Alto Cuerpo concentrará su intervención en las licencias que requieren expresamente una decisión administrativa de esa jerarquía. El cambio apunta además a reducir tiempos para los agentes y carga administrativa para el Tribunal.

| Cambios en el adicional por Responsabilidad Funcional

El Acuerdo actualiza además las ausencias justificadas que no afectan la percepción del adicional por Responsabilidad Funcional.

La nómina comprende, entre otras, vacaciones, matrimonio, maternidad, adopción y nacimiento de hijos; determinadas licencias por fallecimiento; razones de salud; atención familiar de hijos con discapacidad; licencia tutelar por razones de salud y psicoprofiláctica; donación de sangre y órganos; licencia gremial y aniversario de nacimiento.

Uno de los cambios es que quedan incluidas todas las licencias por razones de salud, sin el piso de 72 horas que se exigía anteriormente. De esa manera, el adicional deja de verse afectado por ese límite temporal y el régimen concentra las consecuencias en las ausencias injustificadas y las reiteraciones de impuntualidad previstas por la normativa.

El nuevo esquema comienza a aplicarse desde este 1° de septiembre y alcanza a las tres Circunscripciones Judiciales del Poder Judicial de San Luis.